Doküman Yönetimi (DM)
Kurumsal içerik yönetimi ile çalışanlarınız arasında, iş ortakları ile, servis ve hizmet sağlayıcılarıyla ve müşterilere, farklı lokasyonlardaki firma birimleriniz arasındaki, her türlü içeriğin, dokümanın ve bilginin oluşturulması, erişimi, paylaşımı ve dönüşümü ile rekabette öne çıkmanıza yardım ediyor.Doküman Yönetim Sistemleri, elektronik ortamdaki bilgi, belge ve dokümanların arşivlenip saklanması, verimli ve güvenli olarak kullanıma sunulması için geliştirilmiş uygulamalardır. Finedoc olarak, Müşteri ihtiyaçlarına yönelik en uygun Doküman Yönetim Sistemi entegrasyonu sağlanmaktadır.
Tahminlere göre yapılandırılmamış Dosya, Eposta, Multimedya, Metin, Form ve Belge verileri firmalarda oluşturulan bilgilerin yüzde 80% ini kapsamaktadır.
Bu bilgi yığınları aslında bir rekabet avantajı anlamına gelse de bu bilgileri verimli bir şekilde yönetmek bu avantajdan yararlanabilmenin temel anahtarıdır. Kurumumuz teknik ekibi birçok saygın firmada bu çözümleri uygulamaya geçirmiş ve uzun yıllardır bu çözümlerin yönetimi ve güncellenmesini sağlamaktadır.
Neden Doküman Yönetimi?
Belge ve bilgilerin kişilere bağlı ortamlarda saklanması: Masaüstü, özel klasör, diğer birimlerin ulaşamadığı ortak klasörler
- Diğer yetklili kişiler tarafından bulunamaması veya çok zaman harcanarak bulunabilmesi
- Sistemle ilgili sorunlarda kaybolan belgelere tekrar ulaşılamaması (backup, arşivleme eksiklikleri
- Yapılan işlerinden yararlanılamayarak tekrar zaman harcayarak yapılması
- Belgelerin sürekli kopya yapılarak çoğaltılmasının yarattığı karışıklıklar ve fiziksel arşivlerin maaliyeti
- Yetkilendirmenin olmaması veya kişilerin insiyatifine bağlı olması
- Yetkisiz kişilerin belgelere erişme riski
- Kurumlara ait gizli belgelerin dışa sızdırılması
- Kurum içindeki gizliliğin tehlikeye girmesi
- Belgelerle ilgili çalışmalar ve değişiklerin takip edilememesi
Doküman Yönetmininin Faydaları:
- Kurumsal performansı ve verimliliği artırır
- Çok kolay ve anında bilgi ve belgelere erişim imkanı
- Kurum organizasyonuna uygun yetkilendirme imkanı
- Yetkilendirilen kişilerin hakları dahilinde belgelere erişim imkanı, yetkisiz kişilerin engellenmesi
- Yapılan değişikliklerin versiyonlanarak saklanması ve raporlanması
- Kağıtsız çalışma ortamı
- MS Office ve birçok yazılıma direkt entegre olması
- Belge kaybolma riskinin minimize edilmesi
- Kolay belge paylaşımı
- Belgelere Web üzerindende ulaşabilme imkanı
"Her türlü içeriğin, dokümanın ve bilginin oluşturulması, güvenli erişimi, paylaşımı ve dönüşümü ile rekabette öne çıkmanıza yardım ediyoruz."
İş Süreçleri Yönetimi (BPM)
İş süreci denince şirketlerin tümünün veya büyük bir bölümünün katıldığı birçok kişi ve birim tarafından önceden belirlenmiş bir biçimde paralel veya sıralı olarak yapılan aktiviteler olduğu biliniyor. İş süreçleri otomasyonunu gerçekleştirmeyen şirketlerde bu süreçlerin çok uzun sürdüğü, verilen zamanlara uyulmadığı ve reaksiyonların gerektiği gibi olmadığı görülmektedir. Ayrıca çalışanlar aynı bilgilere sahip olmadıkları için gereksiz ve uzun aramalar ortaya çıkmakta ve verimlilik düşmektedir. Bu çalışanların motivasyonunu olumsuz etkilemenin yanında müşteri memnuniyetsizliğine sebep olmaktadır. Dokümanların bir bilgilendirme ve onay aracı olarak kâğıt ortamında dolaştırılması önemli ölçüde kağıt ve zaman kaybına neden olmaktadır. Bu duruma en büyük katkı kurum faaliyetlerinin belirlenip süreçlerin modellendiği İş süreç otomasyonun sistemlerinden gelmektedir.
Neden Elektronik İş Süreçleri
- Kağıt üzerinde manuel yürütülen iş süreçleri
- Bazı prosedür ve standartların uygulamasında sıkıntılar
- Ekip olarak iş yapma zorluğu
- Lokasyon farklılıkları
- Kritik süreçlerde hızlı ve hatasız iş yapma hedefi
- Teknolojiyi iyi kullanarak rakiplerin önüne geçme isteği
- Manuel yürütülen süreçlerin kolaylıkla elektronik ortama taşınabilmesi
Elektronik Süreç Yönetiminin faydaları:
- Kurumsal performansınızı iyileştirir
- Süreç içindeki işgücü maliyet payını %30-50 arasında düşürür
- İşletmede süreç bazlı iş yapma anlayışının gelişmesini sağlar
- Uyarı mekanizmaları aracılığı ile işleri sürüncemede bırakmaz
- İş yapma yöntemlerine uygulanabilir standartlar getirir
- Standartlarla şirketin kurumsallaşmasına katkıda bulunur
- Süreç içinde eposta, web, blackberry, PDA, faks ve cep telefonu gibi teknolojik yenilikleri iş süreci içinde kullanarak önemli avantaj sağlar
- Elektronik form ve digital imza ile kağıt kullanımını ortadan kaldırır
- Süreç akışında gecikmelere neden olan kör noktaları belirler
- Süreçlerin izlenme, kontrol ve analiz olanaklarını artırır
- Süreçlere çok kolay optimize edilebilme özelliği kazandırır
Tarama ve Veri Yakalama
Tarama ve Veri Yakalama Çözümleri, kağıt ortamında tutulan bilgilerin elektronik ortama geçişini, saklanması, gerektiğinde kolay erişimini sağlayan, felaket yedeklemesi ve fiziksel arşiv çözümlerine kolaylıklar getiren, dokümanların idaresi ve görüntülenmesi için bir araç olup firmanıza digitalleştirme alanındaki en önemli katkıyı sağlar. Profosyonel hizmetlerimiz ile birlikte sunulan ecoDMS, Bimser, Kofax ve AnyDoc gibi şirketlerin ürünleri, dokümanlarınızın başarıyla dijital varlıklara dönüştürülmesi işlemlerini veya kendi görüntüleme sistemlerinizin kurulumunu garanti altına alır.
"Firmanızın fiziksel belgelerini dijitalleştirip güvenilir hale getirebilirsiniz."
Yapay Zeka Desteği
Yapay zekâ destekli doküman yönetimi, iş süreçlerinde verimliliği artırmak için güçlü bir araçtır. Özellikle büyük ölçekli şirketlerde veya yoğun belge trafiği olan kurumlarda, AI çözümleri önemli avantajları sağlar:
Sözleşme taslaklarının yapay zekâ ile oluşturulması, hem hız hem de standartlaşma açısından büyük avantaj sağlar. Özellikle tekrar eden sözleşme türlerinde (tedarikçi anlaşmaları, iş sözleşmeleri, gizlilik sözleşmeleri vb.) AI destekli sistemler şu şekilde çalışabilir:
Web Tasarım / Yazılım
Dijital dünyada güçlü bir varlık oluşturmak artık bir seçenek değil, bir gereklilik. Profesyonel web tasarım ve yazılım hizmetlerimizle markanızı en iyi şekilde yansıtıyor, kullanıcı deneyimini ön planda tutan modern ve hızlı çözümler sunuyoruz.
Her işletmenin ihtiyaçları farklıdır. Bu yüzden hazır kalıplar yerine, size özel tasarımlar ve ölçeklenebilir yazılım altyapıları geliştiriyoruz. Mobil uyumlu (responsive), SEO dostu ve yüksek performanslı web siteleri ile hedef kitlenize daha kolay ulaşmanızı sağlıyoruz.
Alanında deneyimli ekibimiz; kurumsal web siteleri, e-ticaret platformları, özel yazılım projeleri ve web tabanlı uygulamalar geliştirerek işinizi dijitalde bir adım öne taşır. Güvenlik, hız ve kullanıcı odaklılık temel önceliklerimizdir.
Siz de markanızı dijitalde güçlendirmek, rekabette öne çıkmak ve profesyonel bir izlenim yaratmak istiyorsanız, doğru yerdesiniz. Gelin, birlikte fark yaratan projelere imza atalım.
Şablon Bazlı Üretim
Önceden tanımlanmış sözleşme şablonlarını kullanarak otomatik taslak oluşturur. Dinamik içerik ekleme: Taraf bilgileri, tarih, ücret gibi değişken alanları otomatik doldurur. Maddelerin önerilmesi: Sektör ve sözleşme türüne göre standart maddeleri ekler, eksik olanları işaretler. Dil kontrolü: Hukuki terminolojiye uygun, net ve anlaşılır bir dil kullanır.
Bu konularda İsviçre ve Almanya’daki teknoloji firmalarıyla birlikte sizlere firmanıza en uygun uygulama ve destek hizmetleri vermekten memnunluk duyacağız.
Danışmanlık
Finedoc Doküman yönetimi ve İş süreçleri yönetimi konusundaki deneyimlerinin yanı sıra IT Service Management, İş Analizi, Proje ve Test yönetimi sistemlerindeki uzmanlığıyla müşterilerine projenin başlangıç aşamasından itibaren hizmetlerini sunabilmektedir. Yılların birikimi ile oluşan saygınlık ve deneyim, projenin amaç ve kapsamının belirlenmesi safhalarında dahi müşterilerin, Finedoc’ dan danışmanlık hizmetleri almasında ve birlikte çalışmasında teşvik edici bir rol oynamaktadır.
Finedoc ’un danışmanlık hizmetleri için her geçen gün daha çok aranmasındaki neden, bir projenin yeniden gözden geçirilmesindeki basit bir çalışma olabileceği gibi, daha kapsamlı ve sorumluluk gerektiren ürün ihtiyaçları analizinin hazırlanmasını da içerebilmektedir.
Geliştirme:
Çoğu kez tam bir müşteri memnuniyeti için, standart yazılımlar içine yardımcı işlevleri uyarlamak gerekir. Finedoc kendi Yazılım Geliştirme Departmanı’nda, müşterinin talepleri doğrultusunda hazır çözümleri uyarlar, standart yazılımlara ara yüzler tasarlar ve mevcut uygulamalara yardımcı işlevler oluşturur.
Eğitim:
Finedoc sunduğu ürünlerle ilgili eğitimleri yanı sıra Proje Yönetimi, IT Servis Yönetimi, iş Analizi ve Test yönetimi konularında kurumsal eğitimler verilmektedir.
"DM, BPM, Proje yönetimi, ITIL danışmanlığı, ITIL eğitimleri ve her türlü IT danışmanlık ihtiyacınızda yanınızdayız."
Destek
Hızla değişen günümüz koşullarında, en istikrarlı çözümler bile minimum seviyede bakım ve desteğe muhtaçtır. Başarı ile bitirilen projelerin ardından orta ve uzun vadede uygulamaların sorunsuz bir şekilde devamı için Finedoc yanınızda olmaya devam eder. Geçen yıllar içinde, Finedoc, gereksinimleri tam olarak karşılanmakta olan bir müşteri memnuniyetini sağlamak için, işini üst seviyede bilen uzmanlardan ve teknisyenlerden oluşan bir ekip yetiştirmiştir.
-Firmanızın işleyişine ve süreçlerine uygun SLA’ler çerçevesinde bakım anlaşmaları ile sistemlerinizin gereksinimlerinize göre çalışmasını garanti etmektedir.
-Değişen personel yapısına ve gelişen ürünlere yönelik düzenli eğitimler ile her an yanınızda olmayı sürdürür.
"Sunduğumuz ürünlerle ilgili her türlü destek ihtiyacınızı profesyonel olarak karşılıyoruz."